Qué retrasa un expediente y cómo evitarlo

Las financiaciones rara vez se pierden por un obstáculo único y dramático. Se pierden por acumulación, en pasos lo bastante pequeños como para parecer razonables en el momento, y cada uno defendible por separado. Un documento que se pidió con un poco de retraso. Una respuesta que atendió la mayor parte de una solicitud. Una cifra que se actualizó para una entidad y no para otra. Ninguno de estos casos es, por sí solo, un fallo. Juntos son la razón por la que una operación que debía cerrarse en sus propios términos acaba cerrándose en los de otro, o no se cierra en absoluto.

Lo útil del retraso es que la mayor parte lo genera el propio lado del prestatario, lo que significa que la mayor parte se puede eliminar. Existen limitaciones externas genuinas en toda financiación, y merecen respeto. Pero explican una parte menor del calendario perdido de lo que los prestatarios suponen, y solo resultan fatales cuando el retraso evitable ya ha consumido el margen que las habría absorbido.

El retraso que ya estaba dentro del expediente antes de enviarlo

El retraso más habitual en la financiación transfronteriza se crea antes de contactar con la entidad, al enviar un expediente que depende de documentos que nadie ha pedido todavía. Certificados registrales de sociedades en más de un país. Poderes de representación en una forma que un notario extranjero aceptará. Apostillas. Traducciones juradas. Un certificado tributario. La confirmación de un abogado sobre qué garantía puede otorgar realmente la estructura. Cada uno de ellos se obtiene de una institución o un profesional que tiene su propia cola de espera, y ninguno avanza más rápido porque la operación sea urgente.

Los prestatarios envían el expediente de todos modos, con el razonamiento de que el proceso bien puede empezar mientras la documentación se pone al día. Es un cálculo comprensible y casi siempre equivocado. El análisis de riesgo no es una cinta transportadora que avanza en paralelo a los documentos pendientes y los recoge a medida que llegan. Es una secuencia de comprobaciones dependientes, y una verificación que no puede completarse no se ralentiza: se suspende. La operación queda entonces en un estado que parece activo desde fuera y es completamente estático, a veces durante mucho tiempo, mientras todos esperan un certificado que podría haberse solicitado desde el principio.

Existe una segunda versión, más discreta, del mismo error. Los documentos existen, pero con la forma equivocada: un poder que no cubre el acto concreto, un certificado societario más antiguo de lo que la institución receptora admite, una traducción fiel pero no jurada, una firma que nunca se legalizó. Se descubren tarde, porque solo se ponen a prueba en el momento de usarlos, y cada uno reinicia un trámite que se desarrolla en el extranjero y que no puede agilizarse desde aquí.

El remedio no tiene nada de vistoso y es completamente fiable. Antes de presentar nada, hacer una lista de todos los documentos que la operación necesitará de terceros, pedir primero los más lentos y tramitarlos en paralelo, y que alguien que conozca la jurisdicción receptora confirme la forma exacta que debe tener cada uno. Este trabajo no tiene resultado visible y es el ahorro más importante de todo el proceso.

La respuesta parcial

Una entidad solicita cuatro documentos. El prestatario tiene tres listos y los envía, con la intención de remitir el cuarto después. Parece eficiente, colaborador y rápido. Es el hábito más costoso del proceso, y es casi universal.

Una institución no puede actuar sobre tres cuartas partes de una solicitud. El analista abre la respuesta, la encuentra incompleta, deja el expediente y pasa al siguiente. La operación sale de la mesa del analista y vuelve a la cola, y cuando por fin llega el cuarto documento no se retoma donde se dejó: espera a que el analista vuelva sobre ella, relea el expediente y reconstruya hasta dónde había llegado el análisis. Lo que el prestatario ganó en un día de aparente capacidad de respuesta se pierde varias veces por posición en la cola y por contexto perdido.

Hay un hábito relacionado que cuesta más caro: responder a una solicitud con una explicación en lugar de un documento. El prestatario sabe por qué difiere la cifra, o cómo funciona la titularidad, o de dónde procede el dinero, y lo redacta con claridad. El analista no puede usarlo. Las funciones de riesgo y cumplimiento trabajan sobre evidencia, y una explicación clara sin nada detrás convierte un punto pendiente en dos, porque ahora hay que verificar también la explicación. La tranquilidad transmitida de palabra en una reunión corre la misma suerte, y peor, porque nunca llega al comité.

Lo que funciona es poco vistoso y funciona siempre. Responder a toda la solicitud, o decir con claridad qué punto sigue pendiente y cuándo llegará. Responder en la forma pedida, no en la forma disponible. Enviar documentos, no relatos sobre documentos. Y responder de inmediato, porque un expediente que responde al momento conserva su posición en todas las colas en las que se encuentra, mientras que uno que responde despacio enseña a la institución que puede dejarse de lado sin consecuencias.

Más de una versión de la misma operación

Las operaciones cambian mientras se financian. El precio se mueve, el presupuesto se revisa, llega una tasación, se reestructura una aportación de capital, un coinversor entra o sale. Nada de eso es un problema en sí mismo. El problema es que el cambio llega a unos documentos y no a otros, y a unas instituciones y no a otras, y el expediente empieza a contener, sin que nadie lo note, dos versiones de la misma operación.

Un analista que encuentra una cifra en el origen de los fondos que no coincide con el contrato de compraventa, o una renta en el flujo de caja que no coincide con el contrato de arrendamiento, no se limita a corregirla. Corregir no es su función ni su riesgo. Plantea una consulta y, mientras sigue abierta, trata el resto de cifras del expediente como no verificadas, porque ahora sabe que al menos una no se mantenía actualizada. Una sola incoherencia no cuesta, por tanto, una consulta: cuesta la credibilidad de todas las cifras que la rodean, y puede devolver el expediente a una conciliación completa que tarda más que el montaje original.

El daño se multiplica cuando participan varias instituciones en la conversación. En una financiación en la que intervinimos, un grupo internacional con una oportunidad viable estaba recibiendo respuestas incoherentes exactamente por este motivo: a cada institución se le había dado una información distinta, y ninguna de las dos estaba analizando la misma operación. El remedio no fue más documentos, sino un expediente completo, preparado antes de continuar la conversación y mantenido como versión única.

La disciplina consiste en un único conjunto de cifras, fechado y mantenido al día, del que se sirve a todas las instituciones, y una regla por la que, cuando una cifra cambia, cambia toda la página y todos los destinatarios reciben la revisión al mismo tiempo. Parece administración. Es el mecanismo que mantiene las respuestas comparables, y también lo que protege al prestatario de mostrarle a una entidad un optimismo que a las demás se les ahorró.

El interlocutor equivocado, en ambos lados

El retraso muchas veces no es más que una conversación con alguien que no puede mover el expediente. En el lado de la entidad, el contacto comercial no es el analista, el analista no es el responsable de riesgos, y ninguno de ellos es el comité. Un prestatario que solo habla con el primero puede sentirse plenamente satisfecho con la capacidad de respuesta de la institución y no tener ni idea de que el expediente todavía no se ha asignado internamente. Preguntar directamente quién está analizando la operación, qué sigue pendiente en su lista y cuándo se reúne a continuación el órgano decisorio no es insistencia. Es la única forma de ver el proceso.

En el lado del prestatario, el mismo problema toma otra forma. Los documentos los custodia un asesor fiscal en un país, un abogado en otro y un administrador societario en un tercero, y cada solicitud de la entidad tiene que pasar por el prestatario para llegar hasta ellos y volver. Cada tramo añade un día que nadie registra como retraso. El prestatario, además, suele estar negociando con el vendedor y gestionando su propio negocio, de modo que el expediente espera el tiempo que quede libre.

La versión más dañina es una sola persona como único punto de contacto y única fuente de autoridad. Cuando esa persona viaja, no está disponible o simplemente está ocupada, toda la operación queda paralizada, incluso en los momentos en que basta una firma o una confirmación. El trabajo transfronterizo añade jurisdicciones con calendarios laborales y periodos vacacionales distintos, y una operación que depende de una sola agenda acabará coincidiendo con alguno de ellos en el peor momento.

La solución es estructural y se organiza en una tarde. Nombrar a un coordinador con autoridad para responder, dar a la entidad y a sus asesores acceso directo a los profesionales que custodian los documentos, acordar de antemano quién firma qué y quién sustituye a quien no pueda, y confirmar cuanto antes quién, dentro de la propia organización del prestatario, toma realmente la decisión de aceptar una oferta. Ha habido financiaciones que se retrasaron en el último paso porque nunca se informó al socio cuya aprobación era necesaria de que la operación había llegado a ese punto.

Los retrasos que sí son reales, y qué hacer con ellos

Parte del calendario, en efecto, no se puede recuperar. Los tasadores tienen cola de trabajo y no pueden inspeccionar un activo ocupado sin concertar el acceso. Los registros de la propiedad y mercantiles trabajan a su propio ritmo. Las citas notariales se programan según la disponibilidad de varias partes. Los comités de riesgos se reúnen cuando se reúnen. La verificación de cumplimiento de una cadena de titularidad que termina fuera de la Unión Europea es rigurosa por diseño y no se acorta explicando que el vendedor tiene prisa.

Estas limitaciones no son obstáculos que combatir. Son elementos fijos en torno a los cuales planificar, y la planificación consiste en iniciarlos pronto y llevarlos en paralelo en lugar de descubrirlos uno tras otro. Encargar una tasación mientras la revisión legal sigue abierta no cuesta nada extra y ahorra toda su propia duración. Una cita notarial reservada con carácter provisional puede liberarse después. El prestatario que trata los plazos externos como datos de un plan, y no como interrupciones de uno, no trabaja más rápido que nadie: simplemente no gasta el mismo intervalo de tiempo dos veces.

Lo que convierte estos retrasos inevitables en fatales es el retraso evitable que se acumula encima. Una operación que ya ha perdido tiempo por documentos que nadie pidió, respuestas parciales y cifras que no coincidían no tiene margen cuando el tasador no está disponible o el comité se reúne más tarde de lo previsto. La limitación externa carga con la culpa, y se la lleva en cada análisis posterior, pero rara vez fue la causa. Fue el último elemento añadido a una carga que la operación ya no podía soportar.

La rapidez en una financiación no es una cualidad de la entidad ni una cualidad del mercado. Es una propiedad del expediente y de quienes responden por él. Las instituciones al otro lado gestionan muchas operaciones a la vez y son completamente racionales sobre dónde dedican su atención: el expediente completo, coherente y rápido de responder avanza, y el que no lo es espera. A ambos se los trata exactamente como se presentan, y es el prestatario quien decide cuál de los dos llega primero.

Montclare no actúa como prestamista. Estructura las operaciones, prepara el expediente y coordina la financiación con entidades autorizadas.